Welche Prozesse eignen sich für KI?
Nutzen, Daten, Ausnahmen und Aufwand prüfen, bevor aus einer Idee ein Projekt wird.
KI eignet sich besonders für Aufgaben, bei denen Sprache, Dokumente oder komplexe Informationen verarbeitet werden. Ob daraus ein wirtschaftlicher Vorteil entsteht, entscheidet sich im konkreten Ablauf. Eine attraktive Demonstration ist noch keine Lösung für den Arbeitsalltag.
Mit dem Ablauf beginnen.
Zuerst wird geklärt, wie die Aufgabe heute erledigt wird: Auslöser, Informationen, Verantwortliche und erwartetes Ergebnis. Zeitstempel und Ausnahmen werden mit den Fachbereichen geprüft.
Fiktive Daten · keine Kundenreferenz.
Prozesse: 12 Kalendertage, davon 8 Tage Warten.
Vom Eingang bis zum Abschluss eines Vorgangs vergehen 12 Kalendertage: 2 Tage im Status Bearbeitung, 8 Tage Warten und 2 Tage Klärung von Rückfragen. Die Statuszeiten folgen nacheinander und überschneiden sich nicht.
Statusdauer ist verstrichene Zeit, keine aktive Personenarbeitszeit. Zuerst wird geprüft, warum der Vorgang wartet und ob diese Phase die Prozesskapazität begrenzt. Eine kürzere Durchlaufzeit belegt noch keine Personalkosteneinsparung.
Vier Fragen vor einem Pilotprojekt.
- Wie häufig fällt die Aufgabe an, und wie hoch ist der heutige Aufwand?
- Sind die benötigten Informationen verfügbar und ausreichend verlässlich?
- Welche Fehler und Ausnahmen treten auf, und wie werden sie erkannt?
- Wer prüft das Ergebnis und übernimmt die Verantwortung im Ablauf?
Wiederkehrende, klar abgegrenzte Aufgaben sind leichter zu prüfen als ein pauschaler Auftrag, einen ganzen Bereich „mit KI zu optimieren“.
KI mit anderen Lösungen vergleichen.
Ein Formular, eine feste Regel, ein Datenmodell oder eine Prozessänderung kann wirtschaftlicher sein. KI wird eingesetzt, wenn sie gegenüber diesen Alternativen einen sinnvollen Beitrag liefert. Auch ein Agent braucht definierte Berechtigungen, Grenzen und einen nachvollziehbaren Ablauf.
Illustratives Beispiel: Wiederkehrende Anfragen sollen automatisch eingeordnet werden. Ein Pilot vergleicht die heutige Bearbeitung mit einer unterstützten Variante. Geprüft werden Qualität, Nacharbeit, Bearbeitungszeit und Ausnahmefälle. Es wird keine bestimmte Einsparung vorausgesetzt.
Den Nutzen vollständig rechnen.
Zum Aufwand gehören Entwicklung, Integration, Betrieb, Prüfung und Pflege. Zeitersparnis ist nicht automatisch eine Kosteneinsparung: Das Unternehmen muss die frei werdende Kapazität sinnvoll nutzen können.
Vor dem Start wird außerdem vereinbart, wie Daten verarbeitet werden und welche Dienste eingesetzt werden dürfen. Ein passender Pilot beantwortet eine klar definierte Frage und hat Kriterien für Fortführung, Anpassung oder Abbruch.
Schulte Consulting. Stand: 14. Oktober 2026. Beispiele dienen der Erläuterung.
Was möchten Sie in Ihrem Unternehmen verbessern?
Beschreiben Sie Ihre Situation. Ein erstes Gespräch hilft, die Aufgabe und den nächsten Schritt zu klären.